Artikler

Du skal sige din medarbejder op, og hvad så?

Der kan være mange grunde til at sige en medarbejder op, men uanset hvad, der er baggrunden for, at du nu står i den situation, at du skal sige en medarbejder op, så er der en række forhold, du skal tage stilling til, forberede og håndtere.

Men først og fremmest skal du opføre dig ordentligt.

Grundlaget for opsigelsen

Du skal have grundlaget for opsigelsen på plads. Ikke kun fordi du, når medarbejderen (funktionær) har været ansat i 12 måneder, i henhold til funktionærloven skal begrunde opsigelsen, men også fordi den begrundelse, du anvender, skal ”genbruges” i kommunikation ikke mindst som begrundelse for de øvrige medarbejdere. Groft sagt er det mindste de skal vide, hvad man kan ”risikere at blive sagt op på”, men du bliver ikke mindst også vurderet på ”retfærdigheden” i opsigelsen.

Jura

Grundlaget er her i spil igen og skal være juridisk på plads. Derudover skal du overholde diverse opsigelsesvarsler i love og overenskomster. Ligesom diverse beskyttelsesregler kommer i spil. Alt dette vil jeg ikke behandle i denne artikel.

Jeg har som HR-person ofte måtte være en slags tillidsmand. Den opsigende leder kan have sine personlige holdninger til, om den opsagte ”fortjener” feriepenge, bonus, sidste løn m.m.

Lad nu være med at spilde kræfter på det. Det meste er alligevel reguleret ved lov eller overenskomst, og smålighed glemmer vi aldrig, hvis vi eller mennesker i vores nærhed bliver udsat for den.

Og en bonus, som står til udbetaling i året efter, kan med fordel ”handles af”, så man ikke skal bruge kræfter og ressourcer på det året efter fratræden.

Vilkår i øvrigt

Du kan lige så godt på forhånd tage stilling til, om din medarbejder skal arbejde i opsigelsesperioden, du vil alligevel blive mødt med spørgsmålet. Det betyder ikke, at du nødvendigvis skal kunne melde en fritstilling ud sammen med opsigelsen – den kan holdes i hånden som begunstigelse i en forhandling – men du skal have taget stilling til det.

Det samme er en outplacement ordning. Mange virksomheder har denne hjælp til at komme videre som standard, ikke mindst fordi de tilbageværende medarbejdere vurderer dig som arbejdsgiver på den måde, du opsiger på.

Tilsvarende gælder afholdelse af ferie, feriefridage, færdiggørelse af aftalt uddannelse, aflevering af evt. firmabil, mobiltelefon, computer m.m.

Du skal gøre dig klart, hvornår det er hensigtsmæssigt at gennemføre opsigelsen, og det er ikke nødvendigvis den sidste dag i måneden.

Udmelding og kommunikation

Oftest bør I melde ud samme dag, som du har overgivet opsigelsen. Du kan ikke forvente, at medarbejderen undlader at fortælle nære kollegaer, at denne er sagt op, selv hvis det er mest hensigtsmæssigt for dig i nuet.

I bør melde mundtligt ud til de nærmeste og skriftligt til øvrige på den måde, I i øvrigt kommunikerer i virksomheden.

På samme måde skal du/I tage stilling til evt. ekstern kommunikation.

Og – nåh ja – grundlaget, altså begrundelsen kommer i spil igen.

Reorganisering

Enhver opsigelse afføder en reorganisering af arbejdet. Det skal du gøre dig klar på forhånd, også hvordan den skal ske, i det mindste på kort sig. Den første, som vil spørge til det, er formodentlig den opsagte, og derefter de nærmeste kollegaer.

Og så til den, du skal sige op – Nu kan du så planlægge selve opsigelsen

Sted, tid, rammer i øvrigt. Hvem er til stede? Skal medarbejderen have lov til at gå hjem for dagen, og så komme igen i morgen. Hvordan sikrer du dig, at krisen hos den opsagte bliver mindst mulig?

Overdragelse

Uanset hvor travlt du i øvrigt har, bliver du nødt til at investere tid i en overdragelsesplan. Enkel eller detaljeret alt efter situationen. Planen inddrager ofte både nære kollegaer og kollegaer i andre afdelinger, ligesom der kan blive tale om inddragelse af kunder og leverandører.

Få det gjort tidligt, så I får alt det, du ikke vidste medarbejderen også sad med, ud af denne. Og – så har det ofte den positive effekt, at medarbejderen måske endda forlader virksomheden som en god ambassadør, der er velkommen tilbage en anden gang.

Usikkerheden hos andre medarbejdere

Igen bliver begrundelsen vigtig. Hvis der er tale om en individuel opsigelse begrundet i medarbejderens forhold eller om manglende beskæftigelse, er det til at tage at føle på for de tilbageværende.

Mere usikkerhed skabes af ”nedskæringer” generelt, strukturændringer, nye krav til kompetencer eller andet, som kan blive opfattet, som at ramme ”tilfældigt”.

Under alle omstændigheder har du en opgave som leder.

Den sidste dag

Sig pænt farvel og tak for indsatsen ikke mindst i opsigelsesperioden. Æd din stolthed, selv hvis du (i øvrigt helt uberettiget) skulle føle dig svigtet af medarbejderens måske mindre energiske optræden i opsigelsesperioden. Du får under alle omstændigheder mest ud af dine tilbageblevne medarbejdere, hvis du også her opfører dig ordentligt.

De ser på dig og observerer, hvordan de selv kan forvente at blive behandlet.